Ekwiwalent za urlop – jak go otrzymać, obliczyć? Niezbędne informacje

Każdemu pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę przysługuje urlop wypoczynkowy. To jedno z kilku uprawnień, które jest ściśle określone przez prawo. Co jednak w sytuacji, w której z różnych powodów zdecydowałeś się go nie wykorzystać, a teraz zmieniasz pracę? Na szczęście możesz odetchnąć z ulgą. Przysługujące ci dni wolne nie przepadają. Jeżeli nie wykorzystasz swojego urlopu w całości lub w części, twój pracodawca będzie zobowiązany do wypłacenia ci ekwiwalentu pieniężnego za ten czas. Jakie warunki trzeba spełnić, aby go otrzymać? Na jaką kwotę możesz liczyć? W naszym dzisiejszym wpisie znajdziesz wszystkie niezbędne informacje.

Na wstępie należy zaznaczyć, że pracownik nie może zrzec się swojego urlopu ani przekazać go swojemu współpracownikowi. Jest to jedno z uprawnień, które po prostu powinien wykorzystać w naturze. Każdy potrzebuje czasem odpoczynku, zwłaszcza że w dzisiejszym świecie tempo pracy potrafi przytłaczać. Chwila oddechu potrafi zdziałać cuda i uchronić cię przed negatywnymi skutkami przepracowania, takimi jak chociażby wypalenie zawodowe. Pamiętaj o tym i w miarę możliwości postaraj się wykorzystywać urlop na bieżąco.

Czy urlop może się przedawnić?

Niektórzy jednak odkładają swoje wakacje w czasie. Może to prowadzić do sytuacji, w której w danym roku ktoś nie wykorzystał ani jednego przysługującego mu dnia wolnego. Tworzy się wtedy zaległy urlop. W tej sytuacji pracownik ma prawo go wykorzystać w ciągu 3 lat. Po tym czasie urlop wypoczynkowy się przedawnia. Może jednak dojść także do innej sytuacji. Pracownik nie wykorzystał swoich dni wolnych i nie będzie miał już na to szansy, ponieważ zakończył współpracę ze swoim dotychczasowym pracodawcą. Wówczas, w ramach swego rodzaju rekompensaty, dostanie określoną sumę pieniędzy.

Komu przysługuje ekwiwalent za urlop?

Urlop wypoczynkowy jest zdefiniowany przez art. 152 kodeksu pracy. Według niego pracownik każdego roku ma prawo do nieprzerwanego i płatnego wypoczynku. Wymiar przysługującego urlopu zależny jest od stażu pracy danej osoby. W praktyce oznacza to, że jeżeli jest on mniejszy niż 10 lat, dostaniesz 20 dni wolnych w skali roku, a jeśli przekracza 10 lat ich liczba zwiększy się do 26. Co ważne, zapis ten dotyczy tylko i wyłącznie osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. W wypadku umów cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenie czy o dzieło, a także samozatrudnienia przepis ten nie obowiązuje. Analogiczna sytuacja występuje także jeśli chodzi o ekwiwalent za niewykorzystany urlop, ponieważ zasady, na jakich jest on wypłacany regulowane są przez kodeks pracy.

 

Nie oznacza to jednak, że każda osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę może otrzymać ekwiwalent za urlop wypoczynkowy. Jeżeli myślisz, że za niewykorzystane dni wolne w danym roku będziesz mógł w dowolnym momencie odebrać rekompensatę w gotówce to jesteś w błędzie. Aby do tego doszło, musi zostać spełniony jeden warunek. Mianowicie powinno dojść do rozwiązania umowy lub wygaśnięcia stosunku pracy. W innym wypadku – jesteś zobowiązany do wykorzystania swojego urlopu w naturze. Ekwiwalent należy ci się tylko i wyłącznie wtedy, gdy zakończysz współpracę z dotychczasowym pracodawcą.

Co istotne, tryb zakończenia współpracy nie jest istotny. Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop przysługuje ci w każdej sytuacji, bez względu na to, czy umowa o pracę została rozwiązana za porozumieniem stron, za wypowiedzeniem czy też otrzymałeś zwolnienie dyscyplinarne. Podobnie nie ma także znaczenia rodzaj umowy o pracę – może być ona zawarta zarówno na czas nieokreślony, określony, jak i na okres próbny.

Jak wyliczyć ekwiwalent za urlop?

Jeżeli doszło do sytuacji, w której rozwiązałeś umowę o pracę ze swoim pracodawcą, a masz jeszcze kilka niewykorzystanych dni wolnych powinieneś otrzymać za nie ekwiwalent wypoczynkowy. Pewnie zastanawiasz się teraz jaka kwota będzie ci przysługiwała. Wszystko zależy od kilku podstawowych kwestii. W dalszej części wpisu krok po kroku pokażemy ci, jak obliczyć ekwiwalent za urlop.

 

To, ile wynosi ekwiwalent za urlop uwarunkowane jest kilkoma czynnikami. Należą do nich:

• Współczynnik urlopowy
• Przeciętna wysokość wynagrodzenia (uwzględnia się stałą miesięczną stawkę, składniki takie jak premie i prowizje przysługujące za okres nie dłuższy niż miesiąc oraz składniki przysługujące za okres dłuższy niż miesiąc)
• Dobowa norma czasu pracy
• Wymiar etatu

Omówmy po kolei wszystkie punkty. Uniwersalną kwestię stanowi współczynnik urlopowy – jest taki sam w wypadku każdego pracownika. Oblicza się go w bardzo prosty sposób, jednak należy pamiętać, że jego wartość co roku jest inna. Aby otrzymać prawidłowy współczynnik należy odjąć od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę weekendów oraz świąt. W ten sposób wyliczysz liczbę dni pracujących. Następnym krokiem będzie podzielenie jej przez liczbę miesięcy. Jeżeli opis ten wydaje ci się nieco skomplikowany, poniżej możesz znaleźć przykład obliczenia współczynnika ekwiwalentu na rok 2018.

• 365 - liczba dni w 2018 r.
• 114 – liczba dni wolnych w 2018 r. (52 niedziele + 52 soboty + 10 dni świątecznych)
• 12 – liczba miesięcy

Kolejną kwestią jest określenie przeciętnej wysokości wynagrodzenia pracownika. Przy wyliczaniu ekwiwalentu urlopowego należy wziąć pod uwagę stałą stawkę miesięczną w wysokości jaka przysługiwała pracownikowi w miesiącu, w którym nabył on prawo do ekwiwalentu (czyli w miesiącu, w którym doszło do rozwiązania umowy). Mogło jednak zdarzyć się tak, że podczas swojej pracy dana osoba otrzymywała premie, nagrody lub prowizje. One również powinny zostać uwzględnione przy obliczaniu ekwiwalentu. Obowiązują tu jednak konkretne zasady. Jeżeli pracownikowi został wypłacony dodatek do stałego wynagrodzenia za okres nie dłuższy niż jeden miesiąc i miało to miejsce nie później niż 3 miesiące przed zakończeniem umowy o pracę – wówczas na tej podstawie wylicza się średnią za jeden miesiąc. Podobnie jest w sytuacji, w której pracownik otrzymywał dodatkowe składniki wynagrodzenia w okresie dłuższym niż jeden miesiąc, co miało miejsce nie później niż 12 miesięcy przed nabyciem prawa do ekwiwalentu. Brzmi jak czarna magia? Spokojnie, niebawem przejdziemy do konkretnych przykładów.

Najpierw jednak omówmy dwie ostatnie kwestie, niezbędne do ustalenia wysokości ekwiwalentu. Dobowa norma czasu pracy wynosi zazwyczaj 8 godzin, a więc jest to liczba, która będzie potrzebna do dalszych obliczeń. Jeśli chodzi o rodzaj etatu – należy pomnożyć współczynnik ekwiwalentu przez liczbę odpowiadającą wymiarowi czasu pracy, a potem zastosować dokładnie takie same wyliczenia.

Jak wyliczyć ekwiwalent za urlop? Przykłady

Powyższy opis może wydawać się trochę niejasny, jednak za chwilę wszystko stanie się proste i klarowne. Przyszła pora na przykłady. Być może nie są to zbyt skomplikowane obliczenia matematyczne, ale przy ustalaniu ekwiwalentu za urlop kalkulator może ci się przydać. Przygotuj niezbędny sprzęt i do dzieła!

 

Zaczniemy od najprostszego przykładu, czyli pracy na cały etat i z jednym, stałym wynagrodzeniem. W tym wypadku, aby obliczyć współczynnik urlopowy, należy wysokość wynagrodzenia podzielić przez współczynnik ekwiwalentu. Następnie otrzymany wynik dzieli się przez 8, a na koniec mnoży przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.

• Jan Kowalski zarabia miesięcznie 4000 zł brutto. Od kilku lat pracuje w firmie na pełen etat i otrzymuje stałą stawkę. W 2018 r. postanowił zmienić pracę, dlatego 30 maja zakończył współpracę z dotychczasowym pracodawcą. Miał jednak 6 dni niewykorzystanego urlopu. Jak obliczyć ekwiwalent urlopowy, jaki mu przysługuje?

4000 zł brutto – stałe zarobki 
20,92 – współczynnik ekwiwalentu w 2018 r.
8 godzin – dzienny wymiar pracy (pełen etat)
48 – liczba godzin niewykorzystanego urlopu (6 dni urlopu pomnożone przez 8 godzin pracy dziennie)

W ten sposób Jan Kowalski otrzyma 1147,2 zł brutto ekwiwalentu za 6 dni niewykorzystanego urlopu. Proste, prawda? Jeśli pracowałby na ½ etatu należałoby pomnożyć współczynnik ekwiwalentu przez ½ , co dałoby wynik 10,46. Zakładając, że zarabiałby tyle samo pozostałe wyliczanie się nie zmieniają, a więc:

4000 zł /10,46 = 382,4 zł
382,4 zł /8 =47,8 zł
47,8 zł x 48 godzin = 2294,4 zł

Analogiczna sytuacja wyglądałaby w wypadku zatrudnienia na ¼ lub ¾ etatu. Jednak jak liczyć ekwiwalent za urlop, jeśli miało się zmienne składniki wynagrodzenia? Na szczęście to również nie jest takie trudne.

• Jan Kowalski pracuje 40h tygodniowo, a więc zatrudniony jest na pełny etat. Jego pensja podstawowa, wypłacana zawsze w ostatnim dniu miesiąca, wynosi 4000zł brutto. W ostatnim czasie otrzymał on kilka razy z rzędu miesięczną premię. W styczniu wynosiła ona 400 zł brutto, w lutym 250 zł brutto, w marcu 300 zł brutto, a w kwietniu 500 zł brutto. Z końcem maja 2018 r. Kowalski postanowił zmienić pracę i rozwiązał umowę z dotychczasowym pracodawcą na mocy porozumienia stron. W chwili zakończenia współpracy miał niewykorzystane 4 dni urlopu. Jak wyliczyć ekwiwalent za urlop w takim przypadku?

Najpierw należy wyliczyć wartość godziny ekwiwalentowej dla wynagrodzenia zasadniczego wedle wcześniejszego wzoru: 4000 zł/20,92= 191,2 zł; oraz 191,2 zł/8= 23,9 zł

Kolejnym krokiem będzie obliczenie wartości godziny ekwiwalentowej od otrzymanych składników zmiennych. Należy pamiętać, że przy jego ustalaniu liczą się tylko wypłacone premie z trzech miesięcy przed zakończeniem umowy o pracę. Dlatego też mimo iż pracownik otrzymał prowizję także w styczniu, nie będzie ona brana pod uwagę. W tym momencie po prostu sumujemy dodatkowe składniki wynagrodzenia z lutego, marca oraz kwietnia, a otrzymaną kwotę dzielimy przez liczbę miesięcy, a więc przez 3.

250 zł + 300 zł+ 500 zł= 1050zł
1050 zł/3=716,67zł

Następnie otrzymaną kwotę dzielimy przez współczynnik urlopowy, a potem przez 8.
716,67 zł/20,92 = 34,26 zł
34,26 zł /8= 4,28 zł
Wartość godziny ekwiwalentowej od premii wynosi więc 4,28 zł.

Należy teraz zsumować wartość godziny ekwiwalentowej od wynagrodzenia zasadniczego i od składników zmiennych.
23,9 zł + 4,28 zł =28,18 zł

Ostatnią rzeczą, jaką należy zrobić jest pomnożenie kwoty przez liczbę godzin urlopu (4 dni urlopu dają 32 godziny)
28,18 zł x 32 godzin= 901,76 zł

W opisanym powyżej przykładzie Jan Kowalski otrzyma ekwiwalent za niewykorzystany urlop w wysokości 901,76 zł brutto.

 

 

Sytuacja będzie wyglądać nieco inaczej, jeżeli pensja nie jest wypłacana w ostatnim dniu miesiąca, tylko np. 10 dnia kolejnego miesiąca. Wtedy też przy rozwiązaniu umowy z końcem maja, do wyliczenia ekwiwalentu będą się wliczały premie za styczeń, luty i marzec, ponieważ pod uwagę mogą być brane tylko składniki wypłacone w ciągu trzech miesięcy poprzedzających datę zakończenia współpracy.

Dostałeś podwyżkę. Jak teraz obliczyć ekwiwalent?

Wysokość twojego wynagrodzenia ma kluczowe znaczenie przy wyliczaniu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Co jednak w sytuacji, gdy otrzymałeś podwyżkę? Tutaj prawo działa na twoją korzyść. Jeżeli wzrost wynagrodzenia nie jest wynikiem zmiany wymiaru czasu pracy (np. przejścia z ½ etatu na cały), to jedynym odnośnikiem będzie podstawowa pensja, jaką otrzymałeś w miesiącu, w którym nabędziesz prawo do ekwiwalentu. Rozpatrzmy to na przykładzie. W styczniu 2018 podpisałeś umowę o pracę i zgodnie z ustaleniami miałeś otrzymywać miesięczne wynagrodzenie w wysokości 3000 zł brutto. W kwietniu dostałeś jednak podwyżkę i twoja pensja wynosiła już 3200 zł brutto. Mimo to, postanowiłeś odejść z pracy w maju. Kwotą, jaka będzie rozpatrywana przy ustalaniu ekwiwalentu urlopowego będzie więc 3200 zł brutto, a nie 3000.

Co nie wlicza się do ekwiwalentu pieniężnego?

Jak już wiesz, podstawę wyliczenia ekwiwalentu stanowi zasadnicze wynagrodzenie, a także dodatkowe składniki zmienne. W ich skład wchodzić mogą wszelkiego rodzaju premie, prowizje, a także wynagrodzenie za nadgodziny oraz dodatki za pracę w godzinach nocnych. Pewne finansowe gratyfikacje nie są jednak dodawane. Należą do nich:

• Jednorazowe wypłaty, otrzymywane za wykonanie określonego zadania
• Nagrody jubileuszowe
• Wynagrodzenie za czas gotowości do pracy lub niezawiniony przez pracownika czas przestoju
• Wynagrodzenie za okres urlopu wypoczynkowego
• Wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy z powodu choroby
• Wszelkie odprawy pieniężne
• Nagrody z zakładowego funduszu nagród
• Wynagrodzenie i odszkodowanie, jakie może otrzymać pracownik w razie rozwiązania stosunku pracy

Co w wypadku ekwiwalentu za zaległy urlop?

Jeśli chodzi o ekwiwalent za zaległy urlop z poprzedniego roku wypłacany jest on na takiej samej zasadzie. Należy pamiętać, że jego wysokość zależna jest od współczynnika urlopowego. Zgodnie z przepisami prawa jest on określany oddzielnie na każdy rok kalendarzowy i stosuje się go w roku, w którym nastąpiło rozwiązanie umowy. Oznacza to, że do wyliczenia ekwiwalentu zarówno za urlop z ubiegłego, jak i bieżącego roku stosuje się ten sam współczynnik. Pokażemy to na przykładzie:

• Jan Kowalski zakończył współpracę ze swoim pracodawcą 15 kwietnia 2018 r. Miał jednak zaległy urlop z roku 2017 w wymiarze 4 dni, a także 2 dni wolnego w bieżącym roku. Aby obliczyć wysokość ekwiwalentu należy zsumować cały niewykorzystany urlop, a następnie zastosować współczynnik obowiązujący w 2018 r. (bez rozróżniania na 2017 i 2018)

Kiedy pracodawca może nie wypłacić ci ekwiwalentu wypoczynkowego?

Istnieje tylko jedna sytuacja, w której pracodawca może odstąpić od wypłacenia ci ekwiwalentu za urlop. Chodzi o moment, w którym kończy ci się umowa o pracę, jednak wraz ze szefem podejmujecie decyzję o podpisaniu kolejnej. W tym wypadku, jeżeli miałeś niewykorzystany urlop, możesz porozumieć się ze swoim pracodawcą. Zamiast wypłacenia ekwiwalentu, może on zaproponować ci możliwość skorzystania z wolnych dni w ramach kolejnej umowy, w dalszym okresie trwania stosunku pracy. W ten sposób nie stracisz przysługującego ci urlopu, a twój szef nie będzie zobowiązany do wypłacenia ci pieniędzy.

Ekwiwalent za urlop dla nauczyciela

Jeśli chodzi o ekwiwalent za urlop nauczyciela, wylicza się go nieco inaczej. Związane jest to ze specyfiką tego zawodu oraz tym, że zarówno liczba godzin pracy, jak i dni wolnych rozkłada się w trochę inny sposób. Według prawa, nauczycielowi który pracuje w placówce feryjnej przysługuje urlop, którego wymiar jest tożsamy z trwaniem ferii (zarówno zimowych, jak i letnich). Jeżeli jednak nauczyciel zatrudniony jest w placówce nieferyjnej (takiej jak, np. przedszkole) wówczas ma on do dyspozycji 35 dni wolnych.

 

W wypadku ekwiwalentu dla nauczyciela wylicza się go tak samo, jak wynagrodzenie urlopowe. W jego skład mogą więc wchodzić:

• Wynagrodzenie podstawowe
• Dodatki motywacyjne, funkcyjne, za wysługę lat oraz za warunki pracy
• Wynagrodzenie za godziny zastępstw
• Dodatki za pracę w nocy
• Wynagrodzenie za pracę w dni świąteczne
• Dodatek za uciążliwość pracy
• Wynagrodzenie za zajęcia wykonywane w dniu wolnym od pracy
• Jednorazowy dodatek uzupełniający

Ekwiwalent za jeden dzień niewykorzystanego urlopu wynosi równowartość wynagrodzenia za jeden dzień urlopu. Aby ułatwić ci zrozumienie sposobu wyliczania tej kwoty, ponownie posłużymy się przykładem.

• Anna Nowak jest nauczycielką z 12-letnim stażem pracy. Tygodniowy wymiar jej pracy wynosi 18 godzin. Jej podstawowa pensja wynosi 2500 zł brutto. Oprócz tego dostaje ona szereg dodatków, w tym: dodatek stażowy (300 zł), dodatek motywacyjny (110 zł), wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe (250 zł), wynagrodzenie za pracę w dniu wolnym (138,88zł), dodatek z tytułu pełnienia funkcji opiekuna stażu (89,22 zł) oraz jednorazowy dodatek (16,44zł). Łącznie zarabia więc 3404, 54 zł brutto. Ile wyniesie ekwiwalent za 10 dni niewykorzystanego urlopu?

W wypadku ekwiwalentu za urlop nauczyciela kalkulator będzie ci potrzebny tylko do dwóch obliczeń. Mianowicie łączną kwotę zarobków należy podzielić przez 30, a otrzymaną kwotę pomnożyć przez liczbę dni niewykorzystanego urlopu.

W opisanej powyżej sytuacji Anna Nowak otrzyma więc 1134,80 zł brutto.

W przepisach dotyczących ekwiwalentu za niewykorzystany urlop łatwo się pogubić. Mamy jednak nadzieję, że dzięki naszemu poradnikowi i kilku użytecznym przykładom bez trudu poradzisz sobie z wyliczeniem przysługującej ci kwoty. Pamiętaj jednak, aby w miarę możliwości nie odkładać swojego urlopu z myślą o dostaniu ekwiwalentu pieniężnego w momencie rozwiązania umowy o pracę. Odpoczynek od pracy jest bardzo istotny i nie można go kupić za żadne pieniądze.

Jeżeli trafiłeś na ten artykuł, prawdopodobnie myślisz o zakończeniu współpracy ze swoim obecnym pracodawcą. Czy zastanowiłeś się co dalej? Zachęcamy cię do zapoznania się z ofertami pracy na stronie Absolvent.pl! Być może znajdziesz tam firmę swoich marzeń i rozpoczniesz kolejny fascynujący etap swojej kariery zawodowej.