Pojęcie multitaskingu, czyli wielozadaniowości jakiś czas temu szturmem wdarło się do Polski. Przeświadczenie, że wykonywanie kilku rzeczy jednocześnie może przynieść pozytywne efekty, zawładnęło także rynkiem pracy. W pewnym momencie, jak na zawołanie, wielu pracodawców zaczęło wymagać od swoich pracowników posiadania tej umiejętności. Czy słusznie? Okazuje się, że nie. Multitasking bowiem wcale nie wpływa dobrze na efektywność naszej pracy, a przekonanie o jego zaletach jest błędne.
„Na stanowisku X wymagana jest wielozadaniowość” – takie lub podobne zdanie wciąż można odnaleźć w wielu ofertach pracy. Kompetentny pracodawca powinien jednak wiedzieć, że wykonywanie kilku obowiązków w tym samym czasie może przynieść więcej szkody niż pożytku, zarówno pracownikowi, jak i firmie. Multitasking daje złudzenie możliwości wykonywania zadań szybciej i efektywniej. Tak naprawdę jednak nie sprawdza się, zwłaszcza jeśli chodzi o środowisko pracy.
Wszystko na raz, czyli czym jest multitasking?
Pojęcie wielozadaniowości, nazywanej też czasem z angielskiego multitaskingiem, zaczerpnięte zostało z branży IT. Termin ten został po raz pierwszy użyty w 1965 r. w IBM do opisania możliwości procesora komputerowego. Oznaczał możliwość przetwarzania kilku zadań jednocześnie. Jak widzisz, dotyczył jednak maszyn, a nie ludzi. Wielozadaniowość jako nazwa cechy charakteru lub umiejętności człowieka użyta została znacznie później, a wyjątkową popularność zyskała dopiero w XXI w. Niestety, firmy i korporacje lansujące multitasking zapomniały o prostej zasadzie: co sprawdza się w świecie nowych technologii, niekoniecznie przyniesie równie pozytywne rezultaty, jeśli chodzi o ludzi.
Współcześnie rozumiana wielozadaniowość odnosi się więc do posiadania przez nas umiejętności wykonywania kilku rzeczy jednocześnie. Może to dotyczyć zarówno sposobu spędzania wolnego czasu, jak i aktywności zawodowej. Jeżeli w tym samym czasie piszesz SMS-a, słuchasz muzyki i gotujesz, można nazwać to multitaskingiem. Podobnie jest w pracy – w momencie, gdy musisz zająć się kilkoma projektami jednocześnie, twoje działania charakteryzuje wielozadaniowość. To rozwiązanie wymagane jest w wielu branżach, np. w pracy w IT, w marketingu czy w administracji. Na pozór nie ma w tym nic złego, jednak gdy przyjrzysz się bliżej, bez trudu dostrzeżesz wady takiego postępowania.
Coraz więcej, coraz mocniej, coraz bardziej stresująco
Czasy, w jakich żyjemy wymagają od nas coraz więcej. Wszystko dynamicznie się zmienia, a gwałtowny rozwój technologii powoduje, że ludzie często nie są w stanie nadążyć za postępem. Mimo to próbują chwytać się różnych rozwiązań, by dostosować się do współczesnego świata. Swego czasu, jako jeden ze sposobów przystosowania się kreowana była umiejętność multitaskingu. Również pracodawcy bardzo szybko podłapali ten trend, upatrując w nim możliwość szybkiego rozwoju swoich przedsiębiorstw. Co w tym jednak złego? Przecież na pierwszy rzut oka to rozwiązanie powinno mieć same dobre strony. Przede wszystkim należy pamiętać, że wielozadaniowość w pracy łączy się często z koniecznością wykonywania swoich obowiązków pod presją czasu. Zestawienie tych dwóch wymogów powoduje jedno: stres. Rozpoczynasz kilka rzeczy jednocześnie i musisz być maksymalnie skupiony na każdej z nich, poza tym gonią cię terminy. Pracujesz więc na najwyższych obrotach, nie dając sobie chwili wytchnienia, a i tak odczuwasz lęk związany z obawą przed niewywiązaniem się z powierzonych ci zadań. To nie jest zbyt komfortowa sytuacja dla pracownika. Co więcej, jeżeli ktoś pracuje w ten sposób przez dłuższy czas, o wiele bardziej narażony jest na nerwicę, wahania nastrojów czy problemy z pamięcią. Jednak nie tylko on cierpi z tego powodu – może być to niekorzystne również dla firmy. Ciągle zestresowany i przeciążony pracownik, nawet gdy jest specjalistą w swojej branży, może bardzo szybko ulec wypaleniu zawodowemu, a wtedy przedsiębiorstwo straci dobrze wykwalifikowanego fachowca.
Nie będzie szybciej
Jednym z istotnych mitów jest przekonanie, że multitasking ma pozytywny wpływ na tempo pracy. Teoretycznie pozwala zajmować się kilkoma zadaniami równolegle, a więc mogłoby się wydawać, że przyspiesza czas realizacji obowiązków i pozwala na wykonanie większej ich ilości. Rzeczywistość jest jednak zgoła inna. Po pierwsze należy zaznaczyć, że wielozadaniowość w kontekście pracy nie oznacza wykonywania kilku rzeczy jednocześnie, a jedynie przełączanie się pomiędzy nimi. W ten sposób, zamiast oszczędzać czas, marnujemy go. Przykładowo, jeśli masz przed sobą kilka zadań, możesz oczywiście rozpocząć je w jednym momencie. Tak naprawdę jednak najpierw będziesz musiał skupić się na jednym z nich, a następnie przerwać je, by móc przejść do realizacji kolejnego i tak w kółko. W ten sposób tempo pracy wcale nie wzrośnie, a wręcz przeciwnie. Szacuje się, że poprzez przełączanie się pomiędzy obowiązkami możemy stracić aż 30% czasu, który wykorzystalibyśmy o wiele efektywniej, gdybyśmy wykonywali je jedno po drugim. Wynika to z prostego faktu – aby powrócić do pierwszego zadania musimy zastanowić się, na czym je zakończyliśmy i ponownie przeanalizować dotychczasowe ustalenia.
Multitasking a efektywność pracy
Kolejną istotną kwestią jest to, że wielozadaniowość daje jedynie złudzenie efektywnej pracy. Fakty są takie, że nie jesteśmy w stanie zachować pełni skupienia na kilku rzeczach jednocześnie, przez co spada jakość realizacji każdej z nich. Nasz mózg jest po prostu ograniczony, jeśli chodzi o wydajność pracy. Mając przed sobą wiele zadań i chcąc wykonać je w tym samym czasie, niemożliwe jest, aby zrobić to w dobry i dokładny sposób. Dochodzi do sytuacji, w której żadnej z czynności nie poświęcamy należytej uwagi, ponieważ jesteśmy zbyt rozproszeni. Poza tym trzeba też pamiętać, jak dużo energii tracimy na przełączanie się pomiędzy obowiązkami. To dodatkowo powoduje zmęczenie, przez co efektywność pracownika maleje. Prowadzi to również do utraty koncentracji, co skutkuje tym, że jesteśmy bardziej podatni na popełnienie błędu. W takiej sytuacji nie można mówić o wydajnej pracy. Wręcz przeciwnie - staje się ona niedokładna i niechlujna, ponieważ zadania wykonywane są w powierzchowny sposób.
Jeżeli jeszcze nie pracujesz i obce jest ci pojęcie multitaskingu podczas wykonywania obowiązków zawodowych, dobrym przykładem może być tu uczenie się do egzaminu w szkole lub na studiach. Gdy podczas przyswajania wiedzy jednocześnie korzystasz ze smartfona lub przeglądasz maile, twoja koncentracja drastycznie spada, przez co czas nauki się zwiększa, za to jej efektywność zmniejsza. Potwierdzają to badania przeprowadzone w 2010 r. przez Reynol Junco i Shelię R. Cotten. Ich wyniki pokazały, że studenci, którzy podczas uczenia się korzystali z mediów społecznościowych lub innych aplikacji mieli gorsze wyniki na egzaminach niż ich rówieśnicy, którzy niczym się nie rozpraszali.
Nauka potwierdza wady multitaskingu
Mimo że wielozadaniowość niegdyś była wychwalana, dziś coraz więcej osób dostrzega jej wady. Przede wszystkim okazało się, że jedynie bardzo niewielka część populacji posiada wrodzone predyspozycje do wielozadaniowości. Potwierdza to badanie naukowców z Uniwersytetu Utah, które pokazuje, że jest to około 2% wszystkich ludzi. Cała reszta musi się nauczyć multitaskingu, co często jest bardzo trudne lub wręcz niemożliwe. Ponadto, psychologowie przestrzegają przed pracą w trybie wielozadaniowym. Według badaczy z University of Sussex wykonywanie kilku rzeczy jednocześnie z obniża znacznie poziom kreatywności, a także ma negatywny wpływ na stopień odczuwania empatii. Natomiast naukowcy z Londynu wskazują na to, że pod wpływem multitaskingu zmniejszają się nasze możliwości poznawcze. Jeżeli na dłuższą metę pracujemy nad kilkoma zadaniami jednocześnie, nasz mózg zachowuje się jak mózg osoby po nieprzespanej nocy, a nasze IQ jest na poziomie… 8-letniego dziecka.
Wady multitaskingu w pracy dostrzegają również polscy psychologowie i badacze. Raport „Praca, moc, energia w polskich firmach” z 2017 r. opracowany przez Human Power jednoznacznie potwierdza: wielozadaniowość ma negatywny wpływ na czas i efektywność pracy. Jego wyniki pokazują, że pod wpływem multitaskingu polscy pracownicy tracą aż ⅓ dnia na wykonywanie czynności, które nie przynoszą żadnych rezultatów. Zamiast skupić się na jednym zadaniu, zmuszeni są do ciągłego przeskakiwania między nimi, przez co pozostają w stanie permanentnego rozproszenia. Ma to negatywny wpływ na ich pamięć - 27,9% respondentów nie potrafiło sobie przypomnieć, jakie obowiązki wykonywali poprzedniego dnia. Ponadto, odbija się to także na kontaktach ze współpracownikami czy klientami - aż 41,9% ankietowanych zadeklarowało, że ma problemy ze skupieniem się na swoim rozmówcy, ponieważ w tym samym czasie wykonuje też inne zadania.
Czy efektywny multitasking w ogóle jest możliwy?
Jak pokazują powyższe przykłady, wielozadaniowość w pracy zamiast pomagać, jest cichym zabójcą efektywności. Mimo to wielu pracodawców wciąż wymaga tej umiejętności od swoich pracowników. Czy multitaskingu można się nauczyć? Większość naukowców uważa, że nie.
Mimo to zakłada się, że pewne osoby nieco lepiej od pozostałych radzą sobie z multitaskingiem w pracy. Powszechne jest przekonanie, że to kobiety bardziej sprawdzają się w wielozadaniowości. Ich większa podzielność uwagi ma wynikać z faktu, że również w życiu prywatnym pełnią kilka ról jednocześnie. Podstawa tego twierdzenia ma jednak podłoże kulturowe i opiera się na wizji kobiety jako żony i matki, która opiekuje się domem, w którym ma wiele zadań do spełnienia. Tezę o tym, że to kobiety lepiej radzą sobie z wykonywaniem kilku czynności jednocześnie potwierdza raport prof. Keitha Lawsa ze School of Psychology na Uniwersytecie Hertfordshire opublikowany w 2011 r. Ankieta została jednak przeprowadzona na bardzo niewielkiej grupie respondentów. Z kolei najnowsze badania pokazują, że nie można jednoznacznie stwierdzić, która z płci jest bardziej przystosowana do wielozadaniowości.
Co ciekawe, wydaje się, że szansę na lepsze opanowanie multitaskingu mają za to młodzi ludzie z pokolenia Z. Wynika to z faktu, że dorastają w erze Internetu, nowych technologii i szybkich zmian. Od dziecka otoczeni są przez wiele bodźców jednocześnie, dlatego być może będą sobie lepiej radzić z wykonywaniem kilku czynności na raz również w pracy. Póki co, nie przeprowadzono jednak wystarczającej ilości badań, które mogłyby potwierdzić tę hipotezę.
Mniej znaczy więcej
Multitasking jest bardzo trudny do opanowania. Jak więc radzić sobie w świecie, w którym nie da się uniknąć wielozadaniowości? Co zrobić, by zwiększyć podzielność uwagi i być efektywnym pracownikiem? Przede wszystkim należy podkreślić, że o wiele lepiej jest robić jedno zadanie po drugim niż wszystkie na raz. W ten sposób tempo pracy wcale nie spadnie, a czasem wręcz przeciwnie. Jeżeli jednak musisz zastosować multitasking, pamiętaj, że zajmując się mniejszą ilością zadań jednocześnie, tak naprawdę będziesz w stanie wykonać ich więcej. Ponadto, grunt to dobre planowanie. Jeżeli ustalisz priorytety oraz strategię działania i będziesz się jej trzymać, wykonywanie obowiązków będzie łatwiejsze. Psychologowie wskazują też na to, że uporządkowane stanowisko pracy pozytywnie wpływa na naszą koncentrację, dlatego też dbaj o porządek i odłóż zbędne przedmioty w inne miejsce. Dodatkowo, jeżeli usuniesz z pola widzenia wszystkie zbędne dystraktory, również będzie ci się łatwiej skupić. Schowaj prywatny telefon komórkowy i wyłącz wszystkie portale społecznościowe, które zabierają twój cenny czas. I najważniejsze: nie zapominaj o odpoczynku. Im dłużej pracujesz bez chwili przerwy, tym mniej efektywnie wykonujesz powierzone ci obowiązki. Wypoczęty mózg o wiele bardziej zwiększa wydajność pracy, dlatego warto pozwolić sobie na moment wytchnienia.
Pracownik, który potrafi wykonywać kilka zadań jednocześnie w efektywny sposób, jest marzeniem każdej firmy. Niestety, okazuje się, że takie osoby praktycznie nie istnieją, a wielozadaniowość jest jedynie złudzeniem. Dlatego też zamiast wierzyć w mit multitaskingu lepiej, żebyś potrafił dobrze skupić się na jednym zadaniu na raz. Z drugiej strony, trenowanie naszego mózgu pod kątem podzielności uwagi nie jest niczym złym. Szlifuj tę i inne umiejętności, a na pewno przydadzą ci się one w pracy. Jeżeli jednak nie jesteś w stanie w dokładny sposób wykonać kilku czynności jednocześnie - nie załamuj się. Pamiętaj, że nasz mózg po prostu nie jest przystosowany do pracowania w ten sposób.
Mimo że jeszcze kilka lat temu panowała moda na multitasking, dziś pracodawcy zaczynają dostrzegać wady tego rozwiązania. Już teraz sprawdź oferty pracy na Absolvent.pl i przekonaj się, że dla wielu z nich ważne są zupełnie inne umiejętności!
