Razem, ale osobno – czyli jak pracować zdalnie tak, aby nie poczuć różnicy

17 marca 2020

Razem, ale osobno – czyli jak pracować zdalnie tak, aby nie poczuć różnicy

Zmiana systemu pracy na zdalny, wywołana koniecznością zachowania szczególnej ostrożności podczas pandemii COVID-19, dla niektórych może stanowić dodatkowe wyzwanie. Są jednak i tacy, którzy od lat pracują zdalnie dobrowolnie i to ze sporym powodzeniem! Niecodzienne warunki i ograniczony kontakt ze współpracownikami nie muszą oznaczać mniej produktywnego okresu dla całego zespołu. Praca zdalna, o ile zachowa się pewne zasady, może być równie efektywna, co praca na open - space. W związku z tym przygotowaliśmy kilka porad zarówno dla osób zarządzających zespołami w tym trudniejszym okresie, jak i pracowników, szukających nowego rytmu obowiązków w niecodziennej sytuacji. Pomogą Wam uniknąć uczucia dezorientacji i lepiej zarządzać swoim czasem.

Zarządzić trzeba będzie też emocjami w zespole i to niełatwe zadanie spoczywa w rękach managerów. Podział obowiązków podczas pracy zdalnej całego działu nie musi jednak wcale znacząco różnić się od zwykłych, porannych spotkań w biurze. W tym okresie warto też zadbać o własny komfort pracy! Jakich zasad się trzymać, aby wszystko poszło gładko?

  • Ustalcie konkretne godziny pracy, dzięki czemu wszystkim będzie łatwiej ułożyć wspólny harmonogram
  • Rozpocznijcie dzień od wideokonferencji, w trakcie której ustalicie plan na dany dzień
  • Korzystajcie z narzędzi, pomagających rozplanować zadania - to ułatwi także bieżącą aktualizację ich statusu. Do popularnych należą m.in. Jira, Trello, Asana czy Wunderlist
  • Do zamieszczanych w kalendarzu wydarzeń dodawajcie linki do wideo-spotkania - dzięki temu mniej osób będzie ich szukać “na ostatnią chwilę”
  • Upewnijcie się, że wszyscy członkowie zespołu mają włączony czat w trakcie trwania pracy i odpisują na wiadomości z nie większym, niż 10-minutowym opóźnieniem. To kluczowe, aby zespół czuł, że jest w bieżącym kontakcie z innymi!
  • Włączona kamera podczas “callów” nie jest opcjonalna - celem jest, aby Wasz zespół nadal czuł, jakby pracował w biurze, widząc siebie nawzajem
  • Mierzcie aktualne wyniki swoich działań tak, aby widoczne efekty Waszej pracy motywowały Was w tych trudniejszych chwilach. Omawiajcie je na bieżąco
Pamiętajcie, aby wspierać swój zespół w tym okresie. Stosowanie się do powyższych porad może znacząco ułatwić zarządzanie zespołem, a praca zdalna wcale nie musi stanowić wyzwania. Jeśli potrzebujecie więcej porad, jak budować w oczach pracowników obraz odpowiedzialnego pracodawcy i jak lepiej zarządzać emocjami w zespole, możecie też skorzystać z oferty Absolvent Consulting. Podpowiemy, co i jak!

Nawet jeśli nie jesteście członkami kadr zarządzającej, przed Wami wymagający czas. Pierwsza, zaskakująca informacja - macie prawo czuć się źle! Niepokojące wieści na temat wzrostu liczby przypadków koronawirusa na terenie kraju, a do tego konieczność ograniczenia kontaktu z innymi ludźmi, oraz zmiana systemu pracy na zdalny mogą wywoływać silny stres. Ważne, aby w tym trudnym momencie dbać o siebie i swój stan, a także stosować się do zaleceń, które mogą znacząco poprawić Wasze aktualne warunki pracy. Praca zdalna nie musi oznaczać kompletnej izolacji, a dzięki naszym poradom na pewno łatwiej będzie Wam oswoić się z tą sytuacją i dopasować do aktualnych warunków. Co możecie zrobić, aby nie pracując razem w biurze wciąż odnosić sukcesy jako zespół? 

  • Odtwórzcie swój rytm pracy - każdy z nas ma swój naturalny rytm pracy. Wykonywanie poszczególnych obowiązków, stałe godziny spotkań, krótkie przerwy na kawę czy lunch  z pozostałymi członkami zespołu - to wszystko ma znaczenie! Nie oznacza to jednak, że podobnych warunków nie możecie odtworzyć też w domowym zaciszu. Wystarczy, że codziennie rano ustalicie wspólny plan działania i zachowacie podobne godziny przerw, co zazwyczaj
  • Ubierzcie się tak samo, jakbyście wychodzili do pracy. Wiemy, to trudny temat. Jeden z ogromnych uroków pracy zdalnej polega na możliwości wygodnego ułożenia się z komputerem na kanapie w nieco mniej wyjściowym stroju… Jednak ważne jest, aby pamiętać także o naszym nastawieniu! Nikt z pewnością nie odradzi Wam wyboru wygodnego dresu, nie polecamy jednak cały dzień tkwić w piżamie. Przebierzcie się, odświeżcie, przygotujcie ulubioną kawę i nabierzcie energii na nowy dzień! 
  • Jeśli macie balkon, korzystajcie! Otwórzcie na chwilę okno, zaczerpnijcie świeżego powietrza
  • Stwórzcie swoją przestrzeń do pracy w domu. To szczególnie ważne, jeżeli nie tylko Wy zostaliście zmuszeni do zmiany systemu pracy na zdalny. Czasem zdarza się, że najbardziej irytującą osobą na domowym open-space jest...Wasz partner, lub dziecko. To oczywiście żart, jednak jest w nim trochę prawdy. Dlatego zadbajcie o swoją przestrzeń do pracy - wystarczy, że wydzielicie dla siebie nawet niewielką strefę, a poczujecie różnicę
  • Zróbcie wszystko to, co robicie w biurze, zanim usiądziecie do komputera, przygotujcie sobie kawę/herbatę i dzbanek wody
  • Porozmawiajcie z ludźmi ze swojego zespołu na videoczacie - na pewno Wasz manager zadbał o wspólną, poranną videokonferecję
  • Wykonujcie swoją pracę normalnie tak, jak zwykle. Nie włączajcie zbędnych rozpraszaczy typu telewizor! Muzyka na słuchawkach jest za to w pełni dozwolona (przecież codziennie słuchacie jej w biurze!) 
  • Pamiętajcie o zjedzeniu lunchu. W biurze łatwiej ustalić konkretną godzinę posiłku. Nie powinniście przekładać go z racji pracy zdalnej. To popularny błąd, który może dodatkowo negatywnie odbić się na Waszej koncentracji! Zróbcie sobie 30-40 minutową przerwę na obiad, dzięki czemu zachowacie naturalny rytm dnia pracy. Nie bawcie się w MasterChefa przez 2 godziny, to nie będziecie potem ślęczeć po nocy!
  • Ograniczcie korzystanie z social mediów do niezbędnego minimum. Co innego komunikacja, co innego tracenie czasu na “szybkie scrollowanie” Facebooka czy Instagrama. Pamiętajcie, praca zdalna nie musi być mniej efektywna, jednak to zależy też od Was! Otwarte okno portalu społecznościowego w przeglądarce to cichy zabójca produktywności. Pozwól sobie skoncentrować się na jak najszybszym wykonaniu swoich obowiązków, zamiast rozpraszać się na drobiazgi
  • Oswójcie się z kamerą podczas wideo-konferencji. Nawet, jeśli nie należycie do osób, które z łatwością korzystają z nowinek technologicznych i wideo-rozmowy to nie jest Wasz ulubiony sposób komunikacji, jest ona wyjątkowo istotna w takich sytuacjach. Cały zespół, jak i Wy sami zyskacie dzięki temu poczucie pozostawania w kontakcie z innymi ludźmi, co tylko pozytywnie wpłynie na samopoczucie. Warto pamiętać też o roli mimiki i gestykulacji w rozmowie - tak zwyczajnie łatwiej będzie się czasem dogadać
  • Nie bójcie się “zawracać głowy” współpracownikom. Dla wielu osób konieczność częstej komunikacji z pozostałymi członkami zespołu podczas pracy zdalnej wydaje się mniej naturalna. Jeśli się jednak nad tym zastanowimy, tę samą ilość komunikatów wymieniamy najczęściej w przestrzeni biurowej. Czy nie podchodzimy do kogoś szybko go o coś zapytać, lub nie rzucamy hasła dla kilku członków zespołu na raz? Tak samo możemy zachowywać się dzięki narzędziom, jakie oferuje nam technologia. Nie obawiajcie się na bieżąco komunikować problemów, czy też statusu zadań na wspólnych konwersacjach, lub innych kanałach. Nadal pracujemy razem, tyle, że osobno.
Mamy nadzieję, że dzięki powyższym poradom zarówno pracodawcom, jak i pracownikom będzie łatwiej dostosować się do aktualnych warunków i sprawnie pracować w zespołach zdalnie. Choć taki system wykonywania obowiązków nie dla każdego stanowi idealne rozwiązanie, praca zdalna ma wiele zalet i nie musi oznaczać spadku produktywności i dobrego samopoczucia zespołu. A na razie wygląda to tak…

Może Cię zainteresować