Mail z załączonym CV to idealna szansa na to, żeby już na początku pokazać się potencjalnemu pracodawcy od jak najlepszej strony. Pierwsze wrażenie robi się w końcu tylko raz. Niestety, bardzo często nie zwracamy na to należytej uwagi. Trzeba jednak pamiętać, że to z pozoru proste zadanie może zostać wykonane w zły sposób. Wtedy nasza aplikacja zostanie odrzucona, a rekruter nawet nie zapozna się z naszym życiorysem.
Mogłoby się wydawać, że napisanie maila nie jest niczym trudnym, wystarczy przecież kilka zdań. A jednak, potrafi przysporzyć to nie lada problemów. Ile razy zastanawiałeś się jak zacząć maila? Co w nim zawrzeć, jakich zwrotów grzecznościowych użyć? Pamiętaj, że bardzo łatwo o to, by do tak pozornie prostej wiadomości wkradł się błąd. Wszystkie te kwestie wydają się banalne i oczywiste, przecież praktycznie każdy wie, jak się pisze e-mail, ale takie podejście może cię zgubić. Zawsze dobrze się zastanów, zanim naciśniesz przycisk „wyślij”.
Aby pomóc ci uniknąć pomyłek, poniżej przedstawiamy 10 najpopularniejszych błędów, których należy się w wystrzegać w mailu do przyszłego pracodawcy.
1. Niewłaściwy adres mailowy
Pierwszą w kolejności rzeczą jest sprawdzenie nazwy adresu mailowego, z którego wysyłasz swoją wiadomość. Zastanów się, czy firma potraktuje cię poważnie, jeżeli będzie on brzmiał „cukiereczek92@...” lub „misiek88@...”? Używanie pseudonimów i zdrobnień nie jest dobrze widziane, niedopuszczalne są też oczywiście słowa uznawane za obraźliwe lub wulgarne. Jeżeli na co dzień do celów prywatnych używasz takiego maila i odpowiada to tobie i twoim znajomym, nie ma w tym nic złego. Na potrzeby formalnej korespondencji powinieneś jednak zadbać o to, by twój adres mailowy wyglądał jak najbardziej profesjonalnie. Najlepszym rozwiązaniem będzie po prostu umieszczenie w nim swojego imienia i nazwiska, do których możesz też dodać rok urodzenia.
2. Brak tytułu maila
Mały szczegół, a jednak o kluczowym znaczeniu. Tytuł! To pierwsze, co zobaczy pracodawca, gdy otrzyma wiadomość od ciebie. Zawsze pamiętaj, by nie zostawiać pustego pola, w innym wypadku rekruter może pominąć twoje zgłoszenie uznając, że dana wiadomość nie jest istotna.
Pracodawcy często podają konkretne wytyczne co do tego, co wpisać w tytuł e-maila z CV. Najczęściej jest to numer referencyjny lub nazwa stanowiska, na jakie się aplikuje. Dlatego też zawsze uważnie czytaj oferty pracy. Jeżeli nie znalazłeś nigdzie konkretnych wymagań co do tego, jak zatytułować maila – wpisz po prostu nazwę stanowiska i ewentualnie swoje imię i nazwisko.3. Białe, puste pole czyli brak treści maila
Wbrew pozorom nie jest to wcale rzadki błąd. Jeżeli twój mail nie będzie zawierał żadnej treści, a jedynie załączniki do dokumentów aplikacyjnych, sprawisz wrażenie osoby leniwej lub nieuważnej. W obu tych wypadkach możesz wiele stracić w oczach pracodawcy i to już na starcie. Nie wiesz jak napisać maila? Daj sobie chwilę na zastanowienie się, popytaj znajomych, sprawdź informacje w Internecie. W sytuacji, gdy nic nie przychodzi ci do głowy, lepsze będzie nawet jedno proste zdanie, niż kompletnie puste pole.
4. Treść maila skopiowana z szablonu
Duża część portali umożliwiających wysyłanie odpowiedzi na oferty pracy posiada własny szablon wiadomości, z którego można skorzystać. Jeżeli nie masz pomysłu lub po prostu nie wiesz, jak napisać e-mail, wybór gotowego tekstu nie będzie dużym błędem. Warto zawsze jednak dodać coś od siebie. Masz niepowtarzalną szansę na to, żeby przyciągnąć uwagę osoby czytającej twoje zgłoszenie i wyróżnić się na tle innych kandydatów na dane stanowisko. Wykorzystaj to! Pomyśl, dlaczego starasz się o posadę w danej firmie i co możesz jej zaoferować i po prostu napisz to w zwięzłej formie. Nie twórz jednak zbyt długiego tekstu – rekruter ma do przejrzenia dziesiątki lub nawet setki maili i nie będzie mu się chciało czytać elaboratów.
W wypadku szukania kreatywnego zajęcia, np. pracy w marketingu w swoim mailu możesz pokusić się też o pewną dozę oryginalności, bez stosowania typowych formułek. Uważaj jednak, żeby twoja fantazja nie poniosła cię za bardzo, ponieważ łatwo jest przesadzić.
5. Niepoprawne powitanie
Jeżeli zamiast korzystać z gotowego szablonu zdecydowałeś się napisać własną wiadomość, nie zapominaj o dostosowaniu jej do formalnych wymogów. Odpowiedź na ofertę pracy to korespondencja biznesowa, a więc należy w niej stosować odpowiednie zwroty grzecznościowe. W takim razie jak zacząć maila? Przede wszystkim nie należy się spoufalać. Nie zaczynaj od „cześć” lub „hej” w pierwszej wiadomości, ani nie przechodź na „ty”, nawet gdy potencjalny pracodawca sprawia wrażenie wyluzowanego. Pamiętaj o byciu profesjonalnym. Kolejną kwestią jest słynne „witam” w mailu. To również bardzo zły pomysł. Przyjęło się, że stosowanie tego słowa wprowadza relację nierówności – osoba, która go używa stawia się w roli nadrzędnej wobec odbiorcy. Jeżeli posłużysz się słowem „witam” w mailu, zaznaczysz swoją wyższość nad pracodawcą. Coś tu nie gra, prawda? Nie chcesz przecież wyjść na niekulturalnego i zadufanego w sobie, więc wystrzegaj się stosowania tego powitania.
Jak więc rozpocząć maila? Najbezpieczniejszą opcją będzie zastosowanie standardowego „Szanowni Państwo”, jeżeli nie wiesz, kto odczyta twoją wiadomość lub „Szanowna Pani/Szanowny Panie” jeśli piszesz do konkretnej osoby.
6. Błędy językowe
Nie każdy potrafi dobrze pisać i nie ma w tym nic dziwnego – każdy ma przecież inne zdolności. W mailu do pracodawcy nikt nie oczekuje od ciebie kwiecistych poematów, jednak mimo wszystko zasadnicze wymogi muszą zostać spełnione. Przede wszystkim - poprawna pisownia to podstawa. Tutaj bardzo łatwo o popełnienie błędu, który może cię słono kosztować. Możesz go popełnić nawet przez nieuwagę czy roztargnienie, dlatego też pisząc maila postaraj się być maksymalnie skupiony. Najczęstsze błędy językowe dotyczą oczywiście kwestii ortograficznych i stylistycznych. Zły szyk zdania, niepoprawna odmiana wyrazów czy też użycie danego słowa w niewłaściwym kontekście. Pułapki czyhają na każdym kroku. I wreszcie wisienka na torcie, czyli błędy ortograficzne, absolutnie niedopuszczalne w korespondencji oficjalnej. Jeżeli przydarzą ci się tego typu pomyłki, może to przekreślić twoją szansę na zdobycie pracy. Dlatego też zawsze przed wysłaniem maila przeczytaj go uważnie jeszcze raz, a najlepiej daj go do sprawdzenia komuś, kto zasady poprawnej polszczyzny ma w małym palcu. Jeżeli nie znasz nikogo, kto mógłby ci pomóc - nic nie szkodzi. Współczesne programy do edycji tekstu, takie jak np. Microsoft Word, zawierają przydatną funkcję. Mianowicie przy ich użyciu możesz sprawdzić czy pisownia wyrazów w twojej wiadomości jest poprawna. Wystarczy, że wkleisz treść swojego maila do edytora tekstu, a następnie zaznaczysz opcję sprawdzania błędów i gotowe!
Nie zapominaj też o interpunkcji. Brak znaków przestankowych utrudnia czytanie, a co więcej, czasami potrafi zmienić też sens twojej wiadomości. Dlatego też nigdy nie przesyłaj rekruterowi ściany tekstu bez użycia kropek czy przecinków.
7. Brak polskich znaków
Mail do pracodawcy to nie rozmowa na portalu społecznościowym ani nie chat. Nie bądź niechlujny i stosuj poprawną pisownię. Przede wszystkim pamiętaj o polskich znakach. W naszym języku wyjątkowo łatwo je pominąć, ale nie stosuj tego jako wymówki. Nie spiesz się i dokładnie sprawdź, czy nie zapomniałeś o żadnych potrzebnych znakach diakrytycznych. Wielkie litery na początku zdania to również konieczność. Po raz kolejny – pamiętaj o tym, że twoim zadaniem jest pokazanie się jako osoba dokładna i skrupulatna. Dbałość o szczegóły jest więc w twoim interesie. Nie używaj też popularnych w dzisiejszych czasach emotikonów – póki co zostaw je lepiej na rozmowy ze znajomymi.
8. „Wyślij do wielu”
Ta sama wiadomość wysłana do wielu adresatów to ogromny błąd w wypadku starania się o pracę. Daje to wrażenie, że wysyłasz swojego maila z CV hurtowo, bez żadnego zastanowienia. Jeżeli nie poświęciłeś chwili czasu na zapoznanie się z profilem firmy i dostosowanie pod tym kątem treści wiadomości, rekruter prawdopodobnie nie poświęci też czasu na przeczytanie twojego zgłoszenia. Zapewne w trakcie poszukiwania pracy przyjdzie ci wysyłać wiele maili, jednak nie idź na łatwiznę. Staraj się personalizować każdą swoją aplikację tak, by pracodawca mógł zobaczyć, że nie jest ci wszystko jedno i zależy ci na zdobyciu posady właśnie w jego firmie.
9. Brak podpisu
Jesteś już prawie na końcu swojej drogi do napisania idealnego maila. Pozostaje jeszcze jedna kwestia – nigdy nie zapominaj o podpisaniu się. Twój potencjalny pracodawca chce wiedzieć, z kim ma do czynienia, poza tym zwykła kultura osobista wymaga przedstawienia się. Obecnie domeny mailowe posiadają opcję ustawienia profesjonalnej stopki z twoimi danymi, dzięki czemu nie musisz za każdym razem dodawać swojego podpisu. To wygodne rozwiązanie, dlatego skorzystaj z niego. Gdy już ustawisz sobie stopkę, wystarczy że na zakończenie maila zastosujesz zwrot grzecznościowy „Z poważaniem” lub „Z pozdrowieniami”.
10. Brak załączników
Poświęciłeś chwilę czasu na stworzenie perfekcyjnego e-maila i wreszcie wysyłasz go do pracodawcy i… orientujesz się, że nie dodałeś do niego załączników z CV i listem motywacyjnym. To ponownie może pokazać, że jesteś nieuważny i niedokładny. Oczywiście, możesz przesłać kolejnego maila z przeprosinami i dołączonymi dokumentami, jednak twój błąd i tak zostanie odnotowany. Uważaj więc, aby go nie popełnić.
Teraz już wiesz, jak poprawnie napisać e-mail do pracodawcy tak, aby uniknąć najczęstszych błędów językowych czy stylistycznych. Najważniejsza jest dbałość o szczegóły i odpowiednie przemyślenie treści wiadomości. Dzięki wykorzystaniu powyższych wskazówek możesz ulepszyć wysyłane do firm maile, przez co będziesz o krok bliżej na drodze do zdobycia wymarzonej pracy lub stażu. Aby jednak przejść do etapu wysyłania wiadomości, najpierw musisz znaleźć interesujące cię stanowisko. Nie czekaj i już teraz sprawdź aktualne oferty pracy na Absolvent.pl!
