RODO, czyli Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych zaczęło obowiązywać w Polsce z dniem 25 maja 2018 r. Nowa regulacja wprowadziła szereg procesów, mających na celu zapewnienie większego bezpieczeństwa danych. Zmiany te dotyczą także procesu rekrutacji. Co ważne, powinni o tym pamiętać nie tylko pracodawcy, ale również potencjalni kandydaci do pracy. Związane jest to głównie z tym, jak powinno wyglądać CV. Na co powinieneś zwrócić szczególną uwagę? Zapraszamy cię do zapoznania się z naszym artykułem.
Ostatnie miesiące w wielu firmach upłynęły na gorączkowym przygotowywaniu się do wprowadzenia rozporządzenia RODO. Ochrona danych osobowych jest istotnym elementem funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa. Również działy HR przeszły przez wytężoną pracę tak, aby sprostać wszystkim nowym zarządzeniom i móc przeprowadzać rekrutacje zgodnie z prawem. Mimo że nowe regulacje na początku mogą wydawać się nieco skomplikowane, jeśli bliżej zapoznasz się z ich znaczeniem, okaże się że nie ma w nich nic trudnego. W jednym z naszych poprzednich wpisów staraliśmy się wyjaśnić, na czym polega związek między RODO a rekrutacją. Dziś jednak chcemy zwrócić twoją uwagę na jeden szczególny aspekt, o którym bezwzględnie nie możesz zapomnieć. Chodzi tu o klauzulę CV.
CV a RODO – jakie dane musisz umieścić?
Na początku jednak przypomnimy o tym, co powinno znaleźć się w twoim CV zgodnie z rozporządzeniem o ochronie danych osobowych. Jeżeli nie umieścisz tych informacji, pracodawca może nie wziąć pod uwagę twojej aplikacji. W tym przypadku wszystkie dane, jakie zawrzesz w życiorysie muszą być niezbędne do przeprowadzenia procesu rekrutacji. Należą do nich:
- Twoje imię i nazwisko
- Data urodzenia
- Obecne miejsce zamieszkania
- Dane związane z twoim wykształceniem (jakie szkoły ukończyłeś)
- Historia twojego zatrudnienia (nazwy podmiotów, z którymi do tej pory współpracowałeś)
Jak widzisz, są to same podstawowe informacje. Pracodawca nie może wymagać od ciebie przedstawienia żadnych innych danych. Możesz dodać je dobrowolnie, ale pamiętaj, że nie masz takiego obowiązku.
Jakich informacji nie może wymagać od ciebie pracodawca?
Gdy spojrzysz na listę informacji, jakie powinieneś podać w swoim CV, bez trudu stwierdzisz, że jest ona dość krótka. Mimo iż brak konieczności umieszczenia pewnych danych w kontekście rekrutacji wydaje się co najmniej dziwny, tak stanowi prawo. Do rzeczy, których nie musisz udostępniać należą:
- Twój wizerunek – pracodawca nie może wymagać od ciebie dołączenia do życiorysu zdjęcia ani nie może dyskryminować cię, jeżeli zdecydujesz się nie przesyłać fotografii. Czy mimo to warto dodawać swoje zdjęcie do CV? Naszym zdaniem tak, ponieważ dzięki temu możesz zaprezentować się bardziej profesjonalnie. Wybór jednak należy do ciebie.
- Informacje o kursach, szkoleniach i certyfikatach – to dość zaskakujące, ale nie masz obowiązku podawania informacji na ten temat. Mimo to zachęcamy cię, abyś pochwalił się swoimi osiągnięciami i umiejętnościami w CV. W ten sposób pokażesz swoje dodatkowe kwalifikacje i zrobisz dobre wrażenie.
- Sekcja „zainteresowania” – jeżeli nie chcesz, nie musisz wpisywać jakie jest twoje hobby. Często jednak warto to zrobić. Być może twoja pasja zainteresuje rekrutera, co będzie przemawiać na twoją korzyść. Poza tym kwestia hobby kandydatów do pracy często poruszana jest na rozmowach kwalifikacyjnych.
- Informacje o życiu osobistym – pracodawca nie może wymagać od ciebie podania danych na temat twojego stanu cywilnego, wyznawanej religii, orientacji seksualnej i wszystkich innych informacji związanych z życiem prywatnym. W tym przypadku odradzamy podawanie takich wiadomości, ponieważ po prostu nie są one potrzebne rekruterowi.
Jak łatwo się zorientować, mimo iż w przypadku RODO dane osobowe w CV muszą być podane jedynie w ograniczonym stopniu, warto zamieścić w życiorysie pewne informacje dodatkowe. Decyzja jest tu po twojej stronie – prawo daje ci w tej kwestii wybór.
Klauzula do CV – co to takiego?
Klauzula CV to nic innego, jak wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych. Jest to po prostu krótka adnotacja, która zawiera wiadomość o tym, że pozwalasz danemu podmiotowi na przetwarzanie informacji, które zawarłeś w swoim życiorysie.
Jeżeli nie dodasz tych kilku poprawnie napisanych zdań do swojego CV – rekruter będzie bezradny. Według prawa nie będzie mógł nic zrobić z takim życiorysem, a twoja aplikacja po prostu przepadnie. Dlatego tak ważne jest, abyś o tym pamiętał. Leży to głównie w twoim interesie.
Aktualna klauzula CV
Samo dodanie do CV klauzuli o ochronie danych osobowych to nie wszystko. Najważniejsze bowiem, aby była ona poprawna. Jeżeli napiszesz coś, co niezgodne jest z obowiązującymi przepisami - rekruter będzie musiał odrzucić twoją aplikację, nawet jeśli jesteś perfekcyjnym kandydatem, jakiego poszukuje firma. Dlatego zawsze upewnij się, że wpisujesz aktualną klauzulę. Pamiętaj, że od chwili wprowadzenia RODO, dane osobowe są jeszcze bardziej chronione niż wcześniej, dlatego pracodawcy nie mogą pozwolić sobie na żadne uchybienia. Na szczęście kwestia samej klauzuli nie jest zbyt trudna. Tak naprawdę nie ma jednego, odgórnie narzuconego schematu. Zgodnie z rozporządzeniem najważniejsze jest to, abyś wiedział na co wyrażasz zgodę i robił to świadomie oraz dobrowolnie. Poza tym twoja zgoda musi być też konkretna i jednoznaczna. Przykładowy wzór klauzuli CV zgodnej z RODO, to:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celu rekrutacji zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)”
Brzmi dosyć skomplikowanie? Nie szkodzi. Ważne, że taka klauzula jest zgodna z prawem. Dzięki niej pracodawca będzie mógł przetwarzać twoje dane osobowe zawarte w CV. Innym przykład klauzuli CV zgodnej z RODO, to:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w procesie rekrutacji na stanowisko …….. (nazwa stanowiska), ogłoszonej …….. (data pojawienia się ogłoszenia. Ten punkt można jednak pominąć) i prowadzonej przez firmę …….. (nazwa firmy) Jednocześnie oświadczam, że zostałem/zostałam poinformowany/poinformowana o przysługującym mi prawie dostępu do treści moich danych oraz ich poprawiania, wycofania zgody na ich przetwarzanie w każdym czasie”
Możesz także zastosować uproszczoną wersję takiej informacji. Zgodnie z RODO wszystko powinno być opisane w sposób przystępny i klarowny, również dla ciebie. Dlatego nic nie stoi na przeszkodzie, abyś zawarł w CV klauzulę:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez ………(nazwa firmy) w celu i zakresie niezbędnym dla procesu rekrutacji.”
To zazwyczaj wystarczy, aby pracodawca mógł bez przeszkód wziąć cię pod uwagę w procesie rekrutacji. Niestety, istnieją szczególne sytuacje, w których skopiowanie któregoś z wymienionych wyżej wzorów mija się z celem. Niektórzy pracodawcy wymagają bowiem dołączenia takiej informacji w konkretnej formie.
Zawsze czytaj ogłoszenia o pracę do końca
Dość często zdarza się tak, że dana firma umieszcza w opublikowanej przez siebie ofercie pracy informacje dotyczącego tego, jak powinna wyglądać klauzula CV. Wtedy wystarczy jedynie skopiować ten tekst i wkleić do swojego życiorysu. Brzmi banalnie, jednak duża część osób tego nie robi. Powód tego jest prosty – wielu ludzi nie czyta ogłoszeń o pracę do końca, a właśnie w ich końcowej części znajduje się klauzula poufności do CV. Dlatego zawsze przed wysłaniem życiorysu dokładnie zapoznaj się z daną ofertą. Zajmie ci to tylko chwilę, a może znacząco pomóc. Jeśli pracodawca wymaga określonej klauzuli, a ty wyślesz mu inną – twoja aplikacja zostanie prawdopodobnie odrzucona.
W klauzulach dedykowanych konkretnemu pracodawcy najważniejsza jest zazwyczaj nazwa firmy, do której aplikujesz. W takim przypadku musi ona być zapisana bezbłędnie. W związku z tym uważaj na literówki! Poza tym – zwróć uwagę czy wysyłasz właściwą klauzulę do właściwego podmiotu. Gdy posiadasz wiele CV przeznaczonych dla różnych firm bardzo łatwo o pomyłkę. Jeśli wyślesz klauzulę z nazwą firmy „X” do firmy „Y”, twoje zgłoszenie zostanie automatycznie odrzucone.
Gdzie umieszcza się klauzulę CV?
Wiesz już, że dołączenie klauzuli do CV jest bardzo ważne – w końcu od jej poprawności zależy, czy rekruter będzie mógł wziąć pod uwagę twoją kandydaturę. Gdzie jednak powinna się znajdować? W tym przypadku istnieje pewna niepisana reguła. Zgodnie z nią klauzulę o ochronie danych umieszcza się na dole dokumentów aplikacyjnych (dotyczy to zarówno CV, jak i listu motywacyjnego). Najczęściej pisana jest ona mniejszą czcionką niż cała reszta treści.
W tym miejscu musimy zwrócić twoją uwagę na jeszcze jedną rzecz. Mianowicie klauzula powinna znaleźć się na każdej stronie dokumentu aplikacyjnego! Niestety bardzo łatwo to przeoczyć. Jeśli twoje CV lub list motywacyjny ma więcej niż jedną stronę – nie zapomnij o dodaniu klauzuli na każdej z nich. W ten sposób zabezpieczysz się przed wszelkimi nieprawidłowościami.
Przyszłe rekrutacje
Nawet jeśli wyślesz CV z aktualną klauzulą, twoja aplikacja będzie brana pod uwagę tylko w tym jednym procesie rekrutacyjnym. Jeżeli chcesz brać udział także w przyszłych rekrutacjach w danej firmie, musisz wyraźnie to zaznaczyć. W innym przypadku – twój życiorys po upływie terminu ważności oferty pracy zostanie usunięty. Możesz jednak wyrazić dobrowolną zgodę na przetwarzanie twoich danych osobowych na potrzeby kolejnych rekrutacji. Aby to zrobić, na końcu standardowej klauzuli umieść sformułowanie:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez ……. (nazwa firmy) również na potrzeby przyszłej rekrutacji.” – jeśli chcesz brać udział tylko w dwóch rekrutacjach (obecnej i kolejnej)
lub
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez ……. (nazwa firmy) również na potrzeby przyszłych rekrutacji” – jeżeli chcesz, aby twoje CV było przechowywane dłużej niż tylko przez czas trwania dwóch rekrutacji.
W ten sposób dasz pracodawcy jasny i jednoznaczny sygnał co do tego, jak długo może on przetwarzać twoje dane osobowe.
Klauzula do CV po angielsku
W Polsce powstaje coraz więcej międzynarodowych przedsiębiorstw. Często wymagają one przesłania dokumentów aplikacyjnych w języku obcym, najczęściej po angielsku. Jak w tym przypadku powinna wyglądać klauzula zgodna z RODO? Możesz zastosować, np. poniższy wzór:
„I hereby agree to the processing of personal data included in my application for the needs necessary to carry out the recruitment process carried out by …… (nazwa firmy) in accordance with art. 6 par. 1 lit. a Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation).”
Jednocześnie, jeśli chcesz brać udział także w kolejnych rekrutacjach na końcu dodaj sformułowanie:
„I also consent to processing of my personal data for the purposes of any future recruitment processes."
Co ciekawe, taka klauzula jest potrzebna w międzynarodowych firmach posiadających siedzibę w Polsce. Jeżeli wysyłasz CV za granicę – nie musisz w ogóle jej dodawać.
Jak widzisz, dołączenie klauzuli do CV jest bardzo istotne. Gdy to zrobisz, będziesz mieć pewność że twoja aplikacja na pewno weźmie udział w procesie rekrutacji. Musisz być jednak wyjątkowo uważny. Dodana przez ciebie klauzula musi być aktualna i jeśli trzeba dopasowana do wymogów konkretnego pracodawcy. Może ci się wydawać, że to mała rzecz, a tak naprawdę ma kluczowe znaczenie. Dlatego też, nigdy nie zapominaj o sprawdzeniu wszystkich szczegółów.
Klauzula CV, RODO, rekrutacje… To wszystko jest ważne, jednak najpierw musisz trafić na interesujące ogłoszenie. Już teraz przejrzyj oferty pracy dostępne na stronie Absolvent.pl i zaaplikuj na tę, która podoba ci się najbardziej!
